困っていた場面から、一緒に整理した例
何を作ればよいか決まっていなくても、いま仕事が止まっている場面から相談できます。ここでは、お客様から依頼を受けた仕事と、自分たちの現場で困って作ったものを分けて紹介します。
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事例一覧
（掲載画像はイメージです。実際の画面ではありません。）本文中の【推定】は、残っている資料から推測した内容です。公開前に担当メンバーへ確認し、事実と違う箇所を直します。
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建設会社のコーポレートサイト
お知らせを出すたび外へ頼んでいた状態から、社内で更新できるように
建設業・会社案内
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建設会社のコーポレートサイト
お知らせを出すたび外へ頼んでいた状態から、社内で更新できるように
建設業・会社案内 ／ 公開中
ホームページを作ったあと、現場や事業の内容が変わっても、社内で直せる人がいない状態でした。お知らせを出すには、制作した会社へ文面を送り、作業が終わるのを待たなければなりません。修正したい場所を説明するやり取りも、そのつど必要です。急ぎではない更新ほど後回しになり、サイトに載っている会社の姿が、実際の仕事と少しずつ合わなくなります。
情報が古いままだと、取引先や応募者は、現在の会社ではなく以前の内容を見て判断します。伝えたいことがあっても、その日に出せない状態が続いていました。
現在は、担当の方が管理画面から文章を入れ、自分でお知らせを公開できます。公開前の画面で内容を確かめ、必要なら担当者がその場で文章を直せます。更新内容は社内で見直し、外へ文面を送り直す前に修正できます。どこを直し、何を確認してから公開するかも手順として残しました。担当が代わっても、前の方へ経緯を聞くところから始める必要はありません。新しい現場や採用のお知らせを、社内の予定に合わせて出せる形です。
社内で変更する範囲と、こちらへ相談してもらう範囲は、公開前の確認項目として残しています。
建設会社のコーポレートサイト
昔の現場写真が残ったサイトを、今受けている仕事が伝わる内容へ
建設業・会社案内
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建設会社のコーポレートサイト
昔の現場写真が残ったサイトを、今受けている仕事が伝わる内容へ
建設業・会社案内 ／ 制作中
長く使ってきたホームページには、撮影した当時の現場写真が残っていました。何年も経つと、今は受けていない工事の写真が混ざり、似た現場が並んだときは、社内の方でも違いを判断しにくくなります。
古い写真を見た方から、掲載された工事も依頼できるか問い合わせが来れば、今は対応していないと説明するところから始まります。会社の現在を伝えるはずのページが、かえって行き違いを生む状態でした。
作り直す際は、デザインより先に写真を一枚ずつ確認しました。何の工事で、どの工程が写り、現在も受けている仕事かを整理してから掲載候補を決めています。写真だけでは判断できないものは、会社の方へ確認してから残すか外すかを決めます。文章も直す場所をまとめ、同じ説明が別のページに古いまま残らない形にしました。見る人が写真から仕事を誤解しないことを、見た目より先に確かめています。
会社案内サイト
何を書けばよいか分からない状態から、必要なページを決められるように
建設業・初めてのホームページ
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会社案内サイト
何を書けばよいか分からない状態から、必要なページを決められるように
建設業・初めてのホームページ ／ 制作中
ホームページを作りたいと思っていても、必要なページ、用意する写真、書く内容が分からず、相談する前で止まっていました。問い合わせ先から希望するイメージや参考サイトを尋ねられても、決まっていないため答えられません。
決め方が分からないまま制作へ進むと、完成してから足りないページに気づきます。見た目の好みだけで話が進み、誰に何を伝えるサイトなのかが後に残ることもあります。
この会社とは、誰に見てほしいか、何を知ってほしいかを聞くシートから始めました。答えを一緒に整理し、必要なページと各ページに置く内容を、一枚の図にして全体を見直せる形にしています。用意が必要な写真と文章も、ページごとに分けました。完成後の見た目を待たなくても、作る前に全体を確かめられます。まだ決まっていない項目は無理に埋めず、誰が確認するかを残してから制作へ進めています。
建設会社のコーポレートサイト
更新できる人が一人だけの状態から、担当が代わっても直せるように
建設業・施工実績の更新
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建設会社のコーポレートサイト
更新できる人が一人だけの状態から、担当が代わっても直せるように
建設業・施工実績の更新 ／ 公開中
サイトを変更できる人が社内に一人しかいませんでした。その方が異動したり辞めたりすると、次の担当者は、写真を替える場所も公開する手順も分かりません。聞ける相手がいないまま、新しい施工写真が手元に増えていきます。
更新が止まると、サイトには以前の実績だけが残ります。現在も仕事を続けていても、外からは動いていない会社のように見えかねません。変更に失敗したときの戻し方が分からないことも、触らなくなる理由でした。
現在は、掲載文、施工写真、トップの表示について、変更する場所と確認の順番を文章で残しています。新しい写真を追加する場合と、掲載済みの内容を差し替える場合も分けました。公開後に問題が見つかった場合は、前の状態へ戻す手順も用意しています。サイト全体の作りを理解しなくても、必要な変更から始められます。次の担当者は、変更したい内容から該当する手順を探せます。
製造会社のコーポレートサイト【推定】
会社ごとに一から作る状態から、共通部分を使って違いを伝えられるように【推定】
製造業・建設関連・会社案内
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製造会社のコーポレートサイト【推定】
会社ごとに一から作る状態から、共通部分を使って違いを伝えられるように【推定】
製造業・建設関連・会社案内 ／ 制作中
【推定】グループに会社が増えるたび、会社案内、事業内容、問い合わせのページを一から考え直す状態でした。同じ手順を繰り返すと、作る期間も確認する作業も会社の数だけ増えます。反対に、先に作ったサイトをそのまま複製すると、事業が違う会社まで同じ見た目と説明になります。
【推定】共通部分と会社ごとの違いを分けないまま進めると、途中で方針を直す箇所が増えます。見る人にも、各社が何を担当しているのか伝わりにくくなります。
【推定】現在は、先に作ったサイトのページ構成を共通の土台として使い、文章、写真、色、見せ方を会社ごとに決めています。会社案内や問い合わせのように役割が共通するページは流れをそろえ、事業内容と実績は各社の仕事に合わせて分けます。毎回考え直す部分を減らし、その会社で何を伝えるかの確認へ時間を使える形にしました。グループのサイトとして並べても、各社の違いを見分けられます。
受注管理の仕組み
担当者に聞かなければ分からない注文を、履歴から引き継げるように
製造業・受注管理
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受注管理の仕組み
担当者に聞かなければ分からない注文を、履歴から引き継げるように
製造業・受注管理 ／ 稼働中
注文は電話とFAXで届き、受けた担当者が商品、注文内容、現在の対応状況を別々に確かめていました。長く勤めている方は置き場所や探し方を覚えていますが、入ったばかりの方は、必要な情報へたどり着くまでに時間がかかります。誰が受け、どこまで進めたかも、本人へ聞かなければ分かりません。
担当者が休むと、途中の注文を別の方が引き継ぎにくくなります。確認に時間がかかるほど、お客様への返答も遅れ、新しい方へ仕事を渡しにくい状態が続いていました。
現在は、注文内容、これまでの履歴、今の進み方を同じ画面で確認できます。電話で聞いた内容もその場で残し、FAXで届いた注文も同じ流れで確かめられます。商品を探すときは、担当者が覚えている置き場所だけに頼らず、画面に残った情報から確認できます。引き継ぐ方は前の担当者を探さず、残っている記録を見て次の対応から始められます。入ったばかりの方へも、画面に沿って仕事を渡せます。
勤怠の記録と集計【推定】
月末に記録を探し直す状態から、打刻した内容をそのまま集計へ【推定】
製造業・勤怠管理
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勤怠の記録と集計【推定】
月末に記録を探し直す状態から、打刻した内容をそのまま集計へ【推定】
製造業・勤怠管理 ／ 稼働中
【推定】月末になると、担当者が打ち忘れや重なった記録を探し、本人へ確認して回っていました。有給の申請は別の場所にあるため、勤怠の記録と見比べる必要があります。抜けに気づくのが締め日の直前になると、現場の作業が終わったあとに確認を頼むこともありました。
【推定】記録する場所と集計する場所が分かれていると、担当者は同じ内容をもう一度入力します。確認する人が休めば、締めの作業もそこで止まりました。
【推定】現在は、共用の端末から出勤、退勤、有給申請を記録できます。現場の方が毎日使うため、選ぶ項目を必要なものに絞りました。記録した内容は集計表へつながり、担当者は最初から打ち直さず、抜けや誤りの確認から始められます。有給の申請も同じ流れで見られるため、別の書類を探して勤怠と見比べる作業を減らせます。締め日の直前だけに確認を集めず、記録が残った段階で確かめられる形です。
応募書類の作成ツール【推定】
同じ書類が何枚も残る状態から、渡す一枚を迷わず選べるように【推定】
人材紹介・応募書類の作成
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応募書類の作成ツール【推定】
同じ書類が何枚も残る状態から、渡す一枚を迷わず選べるように【推定】
人材紹介・応募書類の作成 ／ 稼働中
【推定】履歴書や職務経歴書を直すたび、似た名前のファイルが増えていました。企業へ送ったあとに修正が入ると、受け取る側も、どれが最新で、どれを見ればよいか迷います。原本へ直接変更を重ねると、以前の内容へ戻したいときに比べる書類が残りません。
【推定】古い書類を渡せば、その方の経歴が正しく伝わりません。見るために特定のソフトが必要な形式では、相手が開けるかどうかも送る前に確かめる必要がありました。
【推定】現在は、履歴書と職務経歴書をブラウザで作り、保存した内容を共有できます。見る側は、専用の編集ソフトを用意せず、渡された書類をそのまま確認できます。修正するときは元の書類を残して複製した方へ変更を加えるため、以前の内容と比べられます。本人が企業へ渡す版を選び、写真も同じ場所で管理します。書類名だけを見て新旧を判断せず、保存した内容から選べる形です。
受講者向けの質問チャット【推定】
担当者の返事を待つ状態から、用意された内容を自分で調べられるように【推定】
教育・受講者からの質問対応
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受講者向けの質問チャット【推定】
担当者の返事を待つ状態から、用意された内容を自分で調べられるように【推定】
教育・受講者からの質問対応 ／ 稼働中
【推定】受講者から届く質問には、以前に説明した内容と重なるものがありました。担当者は質問のたびに資料の該当箇所を探し、返答を書きます。質問した側は、担当者が別の仕事をしている間、自分で答えを探す場所がなく、返事が来るまで待っていました。
【推定】質問が重なるほど、担当者の手元に返答待ちが積み上がります。答える人によって参照する資料が変われば、同じ質問でも示す根拠がそろいません。
【推定】現在は、受講者が知りたいことを入力すると、管理者が用意した範囲から回答を探せます。回答と一緒に、どの内容をもとにしたかも示すため、受講者は元の説明へ戻って読み直せます。答えだけを受け取るのではなく、判断の根拠を確かめられる形です。担当者の返事を待つ前に、本人が必要な箇所へたどり着けます。利用者は管理者が承認し、用意された範囲の外にある質問は担当者へ戻します。
tech MASTER株式会社 採用サイト
求人媒体の中にあった情報を、自社サイトから見つけてもらえる形に
IT・採用
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tech MASTER株式会社 採用サイト
求人媒体の中にあった情報を、自社サイトから見つけてもらえる形に
IT・採用 ／ 公開中
採用サイトは、以前からありました。ただ、応募を考えている方が本当に知りたいことの多くは、求人媒体の側にありました。研修で何をするのか、試用期間はあるのか、選考はどう進むのか。こうした内容は、媒体の掲載枠に収まる範囲でしか伝えられません。未経験からの応募を前提にする場合、この差は小さくありません。応募する前に確かめたいことが確かめられないまま、判断してもらうことになります。
そこで、採用に関する情報を自社サイトの側に整理して置き直しました。入社前研修の内容、待遇、選考の流れ、よくあるご質問、会社概要を一つのページにまとめています。応募の入口も、公式フォーム、公式求人ページ、Indeed、求人ボックスの4つを並べました。どの入口から来ても同じ情報にたどり着き、条件を見比べたうえで応募先を選べる形にしています。
この形にしたのは、情報を機械が読み取れる場所に、読み取れる形で置き直すためです。求人媒体の中にしか情報がない状態では、検索エンジンもAIも、その会社について答えることができません。掲載が終われば、情報そのものが残らないこともあります。自社サイトに置き直したことで、検索から見つけてもらえるようになり、AIが質問に答えるときにも使われるようになりました。見出しの付け方、項目を並べる順番、よくあるご質問の書き方も、この2つを前提に組み立てています。読む人にとって分かりやすい形と、機械が読み取りやすい形は、多くの場合そろいます。
現在は、検索とAIの両方からサイトを見つけてもらえるようになり、流入も増えています。増加の幅は測っていないため、数値は記載していません。求人媒体には出しているものの、自社サイトからは伝わっていない。同じ状態についてのご相談も受けています。
以下は、お客様から受けた仕事ではありません。自分たちが毎日の仕事で困り、使う側として作った事例です。
採用管理システム【推定】
担当者が休むと止まる応募対応を、残った履歴から続けられるように【推定】
人材紹介・応募者管理
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採用管理システム【推定】
担当者が休むと止まる応募対応を、残った履歴から続けられるように【推定】
人材紹介・応募者管理 ／ 稼働中
【推定】応募者の情報、選考の進み方、電話した履歴、企業へ共有した内容が、別々の表に分かれていました。連絡する前に、担当者はいくつもの場所を開いて最新の状態を確かめます。担当者が休んだ日は、ほかの方が、どこまで対応したかを探すところから始めていました。
【推定】確認先が分かれていると、連絡済みの相手へもう一度連絡したり、次の対応が必要な方を見落としたりします。企業へ出す報告も、担当者によって内容がずれやすい状態でした。
【推定】現在は、応募者の登録から選考、企業への報告までを同じ画面で追えます。電話した履歴と現在の進み方が一緒に残り、次に対応する方を探せます。企業へ共有する内容も同じ記録をもとに確認でき、別の表へ同じ情報を書き直さずに済みます。引き継ぐ方は、前の担当者へ確認せず、残っている履歴を見て次の連絡から始められます。担当者が変わっても、確認する順番をそろえられる形です。
応募者情報の転記【推定】
応募者情報を手で写す作業から、入った内容の確認から始められるように【推定】
人材紹介・情報の転記
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応募者情報の転記【推定】
応募者情報を手で写す作業から、入った内容の確認から始められるように【推定】
人材紹介・情報の転記 ／ 稼働中
【推定】担当者は応募者の情報を確認し、顧客管理の空いている欄へ手で写していました。見る場所と入力する場所が分かれているため、電話や来客が続く日は後回しになります。途中で別の対応が入ると、どこまで写したか分からなくなることもありました。
【推定】転記が終わるまで、次に連絡する担当者は情報がそろうのを待ちます。すでに記録されている欄まで触れば、前に確認した内容を変えてしまうおそれもありました。
【推定】現在は、必要な情報が顧客管理の空いている欄にまとまり、記録済みの内容はそのまま残ります。担当者はすべての欄を見比べて写さず、入った内容の確認から始められます。すでに情報がある方は上書きせず、追加が必要な欄だけを対象にします。途中で別の対応が入っても、どこまで入力したかを手元のメモから探し直す必要はありません。判断のつかない内容は止め、人が確認する対象として分けています。
【推定】これは自分たちの現場で使っている事例です。例外に当たる内容は担当者が確認します。
求人原稿の下書き作成【推定】
求人原稿を毎回ゼロから書く状態から、確認と修正から始められるように【推定】
人材紹介・求人原稿の作成
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求人原稿の下書き作成【推定】
求人原稿を毎回ゼロから書く状態から、確認と修正から始められるように【推定】
人材紹介・求人原稿の作成 ／ 稼働中
【推定】求人原稿を作るたび、担当者は企業の情報を複数の資料から探し、掲載用の文章へ書き直していました。同じ会社の原稿でも、担当者が変わると項目の順番や言い回しが変わります。必要な欄を埋めたかどうかも、書いた本人の確認に頼っていました。
【推定】文章を書く時間が長くなるほど、企業への確認と内容の見直しが後ろへずれます。担当者ごとに表現が違えば、次に直す人も、どの原稿を基準にするか迷います。
【推定】現在は、企業情報を決められた入力表へ入れると、掲載に必要な原稿の下書きが用意されます。担当者は毎回文章を組み立てず、出てきた内容の確認と修正から始められます。入力する情報と下書きを同じ流れで扱うため、元資料へ戻る場所も分かります。入力する項目と使い方は文章に残し、初めての方が手順を追える形にしました。表現を直す場合は、担当者だけが持つ原稿ではなく、共有する基準へ反映できます。
応募後の連絡の仕組み【推定】
最初の連絡文を探す状態から、同じ基準で確認して送れるように【推定】
人材紹介・応募者への最初の連絡
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応募後の連絡の仕組み【推定】
最初の連絡文を探す状態から、同じ基準で確認して送れるように【推定】
人材紹介・応募者への最初の連絡 ／ 稼働中
【推定】応募が入ると、担当者は応募の経路と企業を確認し、最初に使う文面を探していました。立て込む時間帯は、文面を見つけるまで連絡が止まります。以前の文章をコピーすると、宛先や内容が残っていないかを見直す作業も必要でした。
【推定】連絡が遅れると、応募した方は次に何をすればよいか分からないまま待ちます。担当者が文面を個人で持っていると、表現を直しても、以前の文章がほかの方の手元に残りました。
【推定】現在は、応募の経路と企業に合う連絡文が候補として用意され、担当者は宛先と内容を確かめてから連絡できます。連絡した結果も同じ場所に残り、別の担当者が履歴を確認できます。文章は共有する場所で管理し、現場の担当者が内容を直せる形にしました。表現を変更するときは、各担当者の手元にある文章を一つずつ探さず、共有している文面を直します。次に使う人は、修正後の内容から確認できます。