受注管理の仕組み

注文は電話とFAXで届き、受けた担当者が商品、注文内容、現在の対応状況を別々に確かめていました。長く勤めている方は置き場所や探し方を覚えていますが、入ったばかりの方は、必要な情報へたどり着くまでに時間がかかります。誰が受け、どこまで進めたかも、本人へ聞かなければ分かりません。

担当者が休むと、途中の注文を別の方が引き継ぎにくくなります。確認に時間がかかるほど、お客様への返答も遅れ、新しい方へ仕事を渡しにくい状態が続いていました。

現在は、注文内容、これまでの履歴、今の進み方を同じ画面で確認できます。電話で聞いた内容もその場で残し、FAXで届いた注文も同じ流れで確かめられます。商品を探すときは、担当者が覚えている置き場所だけに頼らず、画面に残った情報から確認できます。引き継ぐ方は前の担当者を探さず、残っている記録を見て次の対応から始められます。入ったばかりの方へも、画面に沿って仕事を渡せます。