「マニュアルを作らなきゃいけないのは分かっている。でも、作るのに半日かかる」 「一度作ったが、更新されないまま古くなってしまった」
こうしたご相談をいただくことがあります。
AIに丸投げすると、使われないマニュアルができます。構成・本文・見た目の3つに分けてください。
この記事では、その3つの手順と、動画から自動で作る方法を整理します。
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この記事で分かること
- AIに任せてよいところと、人がやるところの線引きが分かる
- 会議の記録からマニュアルを作る手順が分かる
- 作業動画から、画面写真つきのマニュアルを作る方法が分かる
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丸投げしてはいけない理由
AIが得意なのは、3つのうち1つだけ
いいマニュアルには、3つの条件があります。
| 誰がやるか | |
|---|---|
| ① 読み手にとっての分かりやすさ | 人 |
| ② 内容の正確さと、更新のしやすさ | 人 |
| ③ 一貫した構成とデザイン | AI |
AIが得意なのは③だけです。①と②は、人が作り込む必要があります。
だから、一度で完成しません
「AIが勝手にいい感じに作ってくれないか」と考えがちですが、そうはなりません。
AIが下書きを作り、人が直す。この往復を必ず入れてください。
3つに分けます
1つのAIに全部やらせるのではなく、段階を分けます。
段階1 構成（目次）を作る 段階2 本文を作る 段階3 見やすく仕上げる
各段階で、人が確認します。
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材料を用意する
ゼロから書く必要はありません。すでにあるものを材料にします。
会議の記録を使う
同じ説明を何度もしているなら、その説明をした会議の記録が材料になります。
TeamsやZoomには、文字起こしの機能があります。
Teams の場合 会議中に「その他」→「レコーディング」または「文字起こし」を開始 会議後、会議チャットに文字起こしが出る ダウンロードして、Word形式で保存
作業の録画を使う
画面の操作を説明するマニュアルなら、作業している画面を録画します。3〜10分で終わる作業を1つ選んでください。
こちらの方法は7章で詳しく書きます。
すでにある資料を使う
古いマニュアル、手順を書いたメモ、社内規定。最新のものだけを集めてください。
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【段階1】構成を作らせる
まず、目次を作ります。
「何を書けばいいか分からない」で最初につまずく方が多いのですが、ここはAIが得意な作業です。
指示文
社内向けの「残業申請・有給申請マニュアル」を作ります。 マニュアルの目次構成を整理してください。 ・対象は入社1年目の社員です ・ルール、手順、注意点が分かる構成にしてください
出てきたら、削る
そのまま使わず、余計なところを削ってください。
一度メモ帳などに貼り付けて、自社に要らない項目を消し、足りない項目を書き足します。この段階では、まだ本文はありません。
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【段階2】本文を作らせる
構成が決まったら、材料をもとに本文を作ります。
ここでは、資料だけを読むAIを使う
ここが一番大事なところです。
ChatGPTやGeminiに本文を書かせると、外から一般的な情報を引っ張ってきてしまうことがあります。自社のルールと違う内容が混ざります。
NotebookLM のように、読み込ませた資料だけを読むAIを使ってください。余計な知識が入らない、自社専用の本文ができます。
手順
1 NotebookLM を開いて、新規作成 2 会議の文字起こしを、貼り付けるかアップロードする 3 段階1で作った構成を貼って、本文を作らせる
指示文
このマニュアルの構成に従って、 読み込ませた会議の文字起こしデータから本文を作ってください。 ・資料に書かれていないことは書かないでください ・後でドキュメントにするので、マニュアルの中身だけ出力してください 【構成】 （段階1で作った目次を貼る）
出てきたら、必ず読む
内容が正しいか、情報が足りているかを確認してください。
会議で説明していないことは、当然書かれていません。足りないところは手で足します。
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【段階3】見やすく仕上げる
本文ができても、そのままでは読まれません。
見づらいマニュアルは、結局誰も読まなくなります。
何をするか
本文を、ドキュメントやスライドの形に整えます。見出しの大きさ、番号、余白といった見た目の部分です。
ここはAIが一番得意な作業です。本文を貼り付けて、形にさせてください。
何を使うか
動画で実際に使われているのは、Genspark と Manus です。どちらも、文章を渡すとドキュメントやスライドの形に整えてくれます。
ただし、これらは有料プランが必要になる場合があります。料金は変わりやすいので、公式サイトでご確認ください。
すでに使っているツールがあれば、それで構いません。本文をPowerPointやGoogleスライドに貼り付けて、自分で整えても済みます。
段階1と段階2さえ済んでいれば、中身はもうできています。ここから先は見た目だけの作業です。
会社の見た目に合わせる
指示に足すと、統一感が出ます。
・会社のロゴを右上に、適切な大きさで入れてください ・基調色は水色とオレンジにしてください
ロゴのファイルを一緒に渡せば、そのまま配置してくれます。
出力する形式
WordやPDF、PowerPointやGoogleスライドの形で書き出せます。
あとから自分で直したい場合は、GoogleスライドやPowerPointに書き出してください。そのほうが編集しやすくなります。
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作業動画から作る方法
システムの操作マニュアルは、動画から作れます。
これまで、何が大変だったか
1 作業しながら、画面のスクリーンショットを撮る 2 ドキュメントに貼り付ける 3 1枚ずつ、説明文を手で入力する
この作業に半日から丸1日かかるケースもあります。
手順
1 作業している画面を録画する（3〜10分） 2 動画を扱えるAIに、動画を添付する 3 手順書の文章を作らせる 4 その文章と動画を、資料作成ができるAIに渡す 5 「スクリーンショットを取ってください」と指示する
画面写真を自分で切り出して、手順の間に入れてくれます。
指示文
【段階1：手順を起こす】 この動画は、システムの操作を録画したものです。 操作手順書を作ってください。 ・手順を番号順に並べてください ・画面が切り替わるところで区切ってください
【段階2：マニュアルにする】 この動画をもとにマニュアルを作ってください。 ・各ステップでスクリーンショットを取ってください ・分かりやすい説明をつけてください ・ドキュメント形式とスライド形式の両方を作ってください
録画するとき、声に出す
操作しながら、声に出して説明してください。
「ここで、この画面を開きます」 「この欄には、前月の数字を入れます」 「ここでよく間違えるので、確認します」
声が入っていると、理由や注意点まで書かれます。操作だけでは「何を押したか」しか分かりません。
10〜20分で、2種類できます
慣れれば、動画1本からドキュメントとスライドの2種類が10〜20分でできます。
半日かかっていた作業が、ここまで短くなります。
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気をつけること4つ
① IDやパスワードを渡さない
ここは必ず守ってください。
システムの操作マニュアルを作るとき、AIにログイン情報を渡す方法が紹介されていることがあります。
認証情報を渡すのは避けてください。情報が漏れる可能性があります。
ログイン後の画面を自分で録画して、その動画を渡す形にすれば、認証情報を渡さずに済みます。
② 社内だけで通じる言い方は、AIが知らない
工場でしか使わない部品の略称、独自の設備名、その現場だけで通じる言い回し。AIには元から知りようがありません。
録画中に声で補うか、あとから本人が直してください。
③ 古い資料を混ぜると、矛盾がそのまま出る
古い資料や、互いに食い違う記述をそのまま渡すと、その矛盾がそのまま出てきます。
最新のものだけを渡してください。
④ 更新されないと、また使われなくなる
これが一番多い失敗です。
手順が変わったら、直すのではなく録り直してください。作り直す手間が小さいことが、この方法の利点です。
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どの作業から手をつけるか
全部やろうとすると止まります。1つ選んでください。
選ぶ基準3つ
① 同じ質問を、何度も受けている作業 ② その人が休むと、止まる作業 ③ 毎週・毎月ある作業
①から始めるのが一番早い
総務や経理が同じ質問を繰り返し受けている場合、そこにマニュアルを1つ置くだけで、質問が減ります。
「また同じことを聞かれた」と思った作業から始めてください。
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よくある質問
どのAIを使えばいいですか
構成づくりは、普段使っているもので構いません。本文は、読み込ませた資料だけを読むAI（NotebookLMなど）を使ってください。動画から作る場合は、動画を扱えるAIが必要です。
全部無料でできますか
構成づくりと本文づくりは、無料の範囲でできます。見た目を整える部分は、使うツールによって有料の場合がありますが、PowerPointやGoogleスライドで自分で整えれば無料で済みます。
録画するのに抵抗があります
顔を映す必要はありません。画面だけで十分です。
動画が長い場合はどうしますか
作業を分けてください。10分を超える場合は、区切って別のマニュアルにしたほうが読まれます。
出てきたものが間違っていました
そのまま伝えて直させてください。「手順5は、実際にはこの操作の前に行います」のように書けば直ります。
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まとめ
AIに丸投げすると、使われないマニュアルができます。構成・本文・見た目の3つに分けてください。
AIが得意なのは「一貫した構成とデザイン」です。「内容の正確さ」と「読み手への分かりやすさ」は、人が作り込む必要があります。
今日やること
1 同じ質問を何度も受けている作業を、1つ選ぶ 2 すでにある材料を集める（会議の記録・作業の録画・古い資料） 3 段階1：構成を作らせて、要らない項目を削る 4 段階2：資料だけを読むAIで、本文を作らせる 5 段階3：見やすい形に整える 6 各段階で、必ず人が確認する
IDやパスワードは渡さないでください。ログイン後の画面を録画して渡せば済みます。
社内の資料整理や、どの作業から手をつけるべきか迷っている場合は、AI活用のページからご相談いただけます。
