AIはどれに課金すべきか｜4つの違いと、課金しなくてよい場合

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中小企業での活用例7つ

① 業務マニュアルを、制度変更に合わせて一括修正する

一番効果が大きい使い方です。

たとえば、20ページの勤務管理マニュアル。リモートワーク制度を導入したので、関係する箇所を全部書き換える必要がある。

手作業なら、半日は潰れます。

Word で Copilot を開き、次のように指示します。

このマニュアルを、リモートワーク制度の導入に合わせて改修してください。

方針
1  出社を前提にした記述を、出社またはリモートに書き換える
2  リモートワークの申請手順を追加する
3  在宅勤務手当の項目を追加する
4  変更した部分は、黄色にしてください

ここで大事なのは、「編集を許可する」を選ぶことです。

チャットのみ      答えを返すだけ。自分で貼り付ける
編集を許可する    本文そのものを直接書き換える  ← こちら

最後に「変更した部分を色分けして」と書いておくと、どこが変わったか一目で分かります。

② アンケートの自由記述を分類する

社員30名に取った満足度調査。自由記述欄が30人分並んでいる状態です。

これまでは、全部読んで傾向をまとめる必要がありました。Excel で Copilot に渡すと、内容ごとに分類して、傾向を出します。

この自由記述を内容ごとに分類して、
多い順に並べてください。件数も出してください。

顧客アンケートでも同じことができます。

③ 社内規定を読ませて、質問に答えさせる

Copilot には「ノートブック」という機能があります。

Word・Excel・PowerPoint・PDF・WebページのURL を渡すと、その資料だけを読んで答えます。

使い方
1  左上の点々のマークから「ノートブック」を開く
2  「新しいノートブック」を押して、名前をつける
3  参照させたいファイルを選ぶ
4  質問する

たとえば就業規則を入れておけば、「夏季休暇の実施期間はいつですか」と聞くだけで答えます。

回答には、どのファイルから取ってきたかのリンクが付きます。さらに、参照元のファイルを更新しても、つなぎ直す必要はありません。

④ 資料から PowerPoint やマインドマップを作る

③のノートブックに資料を入れた状態で、ボタンを1つ押すだけです。

PowerPoint のマーク  → プレゼン資料を作る
マインドマップ        → 資料の構造を図にする
Word / Excel         → それぞれの形式で出す

PowerPoint を選ぶと、対象者・分量・文字とビジュアルのどちらを多くするか・テーマカラーを聞かれます。答えると、その条件で作られます。

できたものは「PowerPointで開く」から、自分で修正できます。

⑤ 未読メールから、重要なものを抽出する

Outlook で使います。

未読メールの中で重要度が高そうなものを抽出して、
優先度の高い順に並べてください。

そこから、返信の下書きまで作らせることができます。

⑥ 毎朝の情報収集を、決まった時間に自動で

業界動向や経済ニュースなど、毎朝確認しているもの。時間を指定して登録できます。

一度設定すれば、毎朝その時間に結果が用意されています。

⑦ 社内の問い合わせボットを作る

同じ質問を何度も受けている場合に効きます。

経費精算のルール、申請の手順、就業規則。こうした資料を読ませたボットを作り、社内に配ります。

「エージェント」という機能から作成できます。プログラミングは不要です。

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回答の質を上げるコツ

裏で動くモデルを、自分で選ぶ

これは、あまり知られていません。

有償版の Copilot では、裏で動くAIモデルを選べます。

Microsoft公式には、OpenAI と Anthropic の両方がサブプロセッサとして記載されています。つまり、ChatGPT のモデルと Claude のモデルの両方が使えます。

チャット画面の右上「自動」を押す → モデルを選ぶ

使い分けの目安

初期状態は「自動」です。ここを明示的に選ぶだけで、出てくるものが変わります。

「Copilot はいまいち」と感じていた場合、モデルを選んでいなかっただけかもしれません。

なお、無償版ではモデルを選べません。

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向いていない使い方

① 一度きりの作業

指示を書く時間のほうが、自分でやるより長くなります。繰り返している作業から始めてください。

② 数字の正しさが決定的な作業

請求金額や決算数値など、間違えられないもの。必ず自分で照合してください。

③ 元のファイルで、いきなり試す

「編集を許可する」を選ぶと、本文が直接書き換わります。必ずコピーを作ってから試してください。

④ 出てきたものを、確認せずに社外に出す

一番多い事故です。内容が間違っていた場合、責任を負うのは出した側です。

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無償版でどこまでできるか

無償版と有償版は、別のものです。

使えるかどうかの確認

Word の画面で確認できます。

Copilot のアイコンをクリックする

「Copilot は含まれていません」と出る  → 無償版
チャット欄が開く                      → 有償版

アイコンが出ていても、使えるとは限りません。

何が違うか

社内のデータを読ませたいなら、有償版が必要です。無償版でできることは、別の記事に書いています。

チャット欄が表示されない場合は、会社がライセンスを付与していない可能性があります。情報システムの担当者に確認してください。

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入れてはいけない情報

Copilot は Microsoft 365 の中で動くため、社内で使う前提であれば、外部のAIに貼り付けるより安全です。

Microsoft公式にも、こう記載があります。

もともと見られない資料は、Copilot経由でも見られません。

ただし、次のものは扱いに注意してください。

✗ パスワード・APIキーなどの認証情報
✗ 個人アカウントで、会社の情報を扱う

会社のアカウントで使ってください。個人アカウントでは、扱いが変わります。

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よくある質問

どのアプリで使えますか

公式には、Word・Excel・PowerPoint・Outlook・Teams などと記載があります。

自分が見られない資料まで読まれませんか

読まれません。公式に「アクセス許可を持っているデータのみ」と明記されています。

契約しているか、どうやって確認しますか

Word で Copilot のアイコンをクリックしてください。チャット欄が開けば有償版です。

モデルはどれを選べばいいですか

迷ったら、質を優先するものを選んでください。速度が気になる場合だけ、速いものに戻せば十分です。

何から試すのがよいですか

繰り返している作業から始めてください。マニュアルの修正や、アンケートの分類が分かりやすい入口です。

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まとめ

Copilot は、チャットに貼り付けるものではありません。Word や Excel の中で、AIが本文を直接書き換えます。

今日やること

1  Word で Copilot のアイコンを押して、使えるか確認する
2  使えたら、右上の「自動」からモデルを選ぶ
3  修正したいファイルのコピーを作る
4  「編集を許可する」を選んで、指示を出す
5  変更した部分を色分けさせて、自分で確認する

元のファイルでは試さないでください。本文が直接書き換わります。

社内のどの作業から手をつけるべきか迷っている場合は、AI活用のページからご相談いただけます。